Wie präsentiere ich richtig?

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Die Präsentation kann man nicht klar von anderen Redearten abgrenzen. Der Vorstandsvorsitzende, der vor 3.000 Aktionären mit vielen Charts die Jahresbilanz vorstellt, präsentiert genauso wie der Außendienstmitarbeiter, der seinen Kunden Produkte zeigt. Sogar der Hochzeitsredner, der ein paar Dias aus der Kindheit der Braut an die Wand wirft, präsentiert im weitesten Sinne. Darum ist die Präsentation die wohl häufigste Form der Rede. Meist findet sie in kleinerem Kreis in Konferenzräumen von Unternehmen statt. Der Redner wendet sich an eine bestimmte Zielgruppe. Er möchte informieren, zeigen, verdeutlichen, erklären, überzeugen – oder auch verkaufen. Und er bedient sich dabei (audio-)visueller Hilfsmittel.

Warum „präsentieren“ und nicht einfach reden?

Studien zufolge behalten die Menschen von dem, was sie

–          hören 20%

–          sehen 30%

–          hören und sehen 50%.

Man kann über die Relevanz derartiger Studien streiten. Reden sollten meines Erachtens – neben dem interessanten Inhalt – vor allem von dem Charisma und der Rhetorik des Redners leben. Aber es kann auch sehr sinnvoll sein, Präsentationsmittel einzusetzen. Die Wahrheit liegt eben – wie fast immer – in der Mitte.


Überblick: Die wichtigsten Hilfsmittel für Präsentationen

Laptop, Beamer, PowerPoint

PowerPoint-Charts mittels Laptop und Beamer auf eine Leinwand zu projizieren, ist zur gängigsten Art der Präsentation geworden. Und sie bietet viele Vorteile:

  • Fotos, Bilder, Grafiken, Tabellen, Video- und Tonbeiträge können in hoher Qualität integriert werden.
  • Inhalte können schnell und einfach geändert oder ergänzt werden.
  • Der Redner klickt sich durch seinen Vortrag, kann mit den Charts jederzeit vor- und zurückspringen.
  • Animierte Charts machen eine Erläuterung leichter nachvollziehbar.
  • Auf seinem Monitor kann der Präsentierende unter den Charts – unsichtbar für sein Publikum – seinen Redetext oder Stichworte einblenden.
  • Präsentationen können mit Speichermedien wie CD-Rom, DVD und USB-Stick, per Mail oder als Handout weitergereicht werden.
  • Die Nutzung von PowerPoint birgt allerdings auch Gefahren:
  • Wo Technik im Spiel ist, kann sie auch versagen: Computer können abstürzen, Beamer ausfallen, Charts verschwinden.
  • Bei wichtigen Präsentationen ist es daher ratsam, einen zweiten Laptop und Beamer dabei zu haben.
  • Bei der Vorbereitung lockt die Möglichkeit, die Präsentation aus bereits vorhandenen Unternehmenscharts zusammenzustückeln. So entsteht oft ein heilloses Durcheinander, das mit den spezifischen Zielen der Präsentation nicht mehr viel zu tun hat.
  • Erstaunlich oft sind die Charts laienhaft gestaltet. Das kann einen schlechten Eindruck hinterlassen, nach dem Motto: „Wie die Charts, so auch der Redner/das Unternehmen“.
  • Wenn Sie in PowerPoint nicht fit sind, fragen Sie lieber einen Kollegen/Mitarbeiter, beauftragen Sie einen Profi, oder besuchen Sie ein entsprechendes Seminar.
  • Ein weit verbreiteter Fehler ist die Überfrachtung der Charts mit Informationen – zu viel Text, zu viele Grafiken.
  • Komplexe Sachverhalte sollen durch ein Chart verständlicher werden und sollten folglich möglichst einfach und anschaulich dargestellt werden.
  • Ein Übermaß an technischen Tricks und Gimmicks kann lächerlich wirken.
  • Verzichten Sie auf längere, ausformulierte Sätze, die Sie im schlimmsten Fall noch vorlesen.
  • Sie sind da, um zu erläutern. Verwenden Sie daher möglichst wenige Textcharts: Kurze Sätze oder Stichworte, mit denen Sie Ihre Aussagen zusammenfassen.
  • Machen Sie sich nicht zum Sklaven ihrer PowerPoint-Präsentation. Sie und Ihre Kompetenz sollten im Mittelpunkt stehen. Die Charts sind lediglich ein Hilfsmittel.
  • Verwenden Sie daher nur so viele Folien, wie Sie wirklich brauchen.

Man kann lange über die Vor- und Nachteile von PowerPoint debattieren. Ich denke, dass die Vorteile insgesamt überwiegen. Man sollte sich jedoch vorab genau überlegen, ob andere Formen der Darstellung eventuell sinnvoller sind.

Flipchart

Das Flipchart hat – in kleinerem Kreis – ohne Zweifel Charme. Denn Sie sind aktiv – schreiben, skizzieren, malen. Doch unterschätzen Sie diesen Einsatz nicht. Markieren Sie sich in Ihrem Manuskript oder Spickzettel, wann Sie was aufs Flipchart bringen. Üben Sie das schnelle, gut les- bzw. sichtbare Schreiben (in Druckbuchstaben) und Zeichnen. Verwenden Sie dafür dicke Filzmarker und unterschiedliche Farben. Achten Sie darauf, dass Sie nicht während des Schreibens/Zeichnens weitersprechen – sonst versteht Sie keiner. Schreiben Sie nur Stichworte und kurze Sätze. Zeichnen Sie einfach und plakativ. Überlegen Sie, ob es für die Präsentation empfehlenswert ist, einige der beschrifteten Papierbögen an die Wand zu hängen. Aus dem Gespräch mit den Zuhörern können sich neue Aspekte ergeben – Sie haben die Möglichkeit, diese auf dem Flipchart zu ergänzen.

Whiteboard

Immer häufiger trifft man in Konferenzräumen auf weiße Tafeln, die sich mit besonderen Stiften beschriften und mit Schwämmen wieder abwischen lassen. Modern und kostspielig sind elektronische Whiteboards. Die Tafelbilder werden hier digital aufgezeichnet und mit einem PC verbunden. Man kann sie also weiterverwenden oder ausdrucken.

Handout

Das Handout fasst den Inhalt Ihrer Präsentation zusammen – in Stichworten, kurzen Sätzen, mit den wichtigsten Grafiken und Tabellen – und wird an die Zuhörer verteilt. Oft erhält man als Handout einfach einen Ausdruck der PowerPoint-Präsentation. Das hilft dem Empfänger in den wenigsten Fällen weiter. Man sollte sich schon die Mühe machen, die Kernpunkte gesondert anzuführen.

Man kann darüber streiten, ob ein Handout bereits zu Beginn oder erst nach einer Präsentation sinnvoll ist. Klar ist: Bekommen die Zuhörer es sofort, werden sie Ihnen weniger Aufmerksamkeit schenken. Wenn Sie sich als guter Redner profilieren möchten, sollten Sie also die Finger davon lassen. Andererseits kann ein Handout ein guter „Service“ für Ihr Publikum sein: Handelt es sich um ein komplexes Thema, können die Zuhörer ihre Notizen direkt im Handout machen. Sie werden dann mehr vom Inhalt verstehen und im Gedächtnis behalten.

Auch beim Handout spielt die Gestaltung eine Rolle: Flatternde Schwarz-weiß-Kopien kommen selten gut an. Andererseits wirkt eine extra angefertigte Hochglanzbroschüre übertrieben.

Grafiken, Zeichnungen auf Papier oder Pappe, Poster

Diese Darstellungsform ist zwar etwas konservativ, aber dafür sympathisch. Die Pappen können herumgereicht oder aufgehängt werden. Im Idealfall bilden sich wie in einer Kunstausstellung kleine Gruppen vor den „Exponaten“, so kommt man gut ins Gespräch. Wieder einmal gilt: Die Gestaltung muss professionell sein, sonst geht der Schuss nach hinten los.

Tafel

Die gute alte Schiefertafel findet man wohl fast nur noch an Schulen und Universitäten. Was soll ich sagen? Vermeiden Sie es, mit der Kreide Quietschgeräusche zu produzieren und Ihren edlen Zwirn zu bekritzeln.

Produkt

Dreht sich Ihre Präsentation um ein bestimmtes Produkt, dann macht es auch Sinn, dieses Produkt dabei zu haben. Es sei denn, es ist schwer transportierbar. Erklären Sie die Features direkt am Produkt. Laden Sie das Publikum dazu ein, es von der Nähe zu betrachten, anzufassen und auszuprobieren. Ist es klein genug, dann lassen Sie es im Publikum herumreichen.

Modell

Geht es um ein künftiges Produkt, von dem bisher nur ein Modell existiert, dann zeigen Sie dieses. Ein Modell kann aber auch irgendein Gegenstand sein, der direkt oder indirekt zu Ihrer Präsentation passt. Anschauungsobjekte machen ein Thema nicht nur „anschaulich“, sie halten auch das Publikum wach und lockern die Stimmung.

Overheadprojektor

Den Overheadprojektor trifft man immer seltener an. Er entspricht einfach nicht mehr dem Stand der Technik. Die durchsichtigen Folien kann der Redner während des Vortrages beschriften. Diese Möglichkeit kann man bei PowerPoint-Charts allerdings auch mittels eines Grafik-Tableaus nutzen.

Dokumentenkamera

Immer öfter stößt man dagegen auf Dokumentenkameras, welche die Unterlagen live aufzeichnen und auf Leinwand projizieren. Ziemlich teuer, aber sehr praktisch.

Pinnwand

Die Pinnwand eignet sich mehr für Besprechungen oder Seminare. Man heftet beschriftete Karten oder Poster mit Nadeln nebeneinander. Denselben Zweck erfüllen auch magnetische Tafeln, wobei man natürlich mit Magneten „pinnt“.

Videofilm

Präsentieren Sie ein Produkt und verfügen über einen guten Produktfilm (von wenigen Minuten) oder über einen schönen Werbespot (den noch nicht jeder kennt)? Dann zeigen Sie ihn ruhig. Die Zuschauer lassen sich gern mal etwas berieseln. Keinesfalls sollte der Film jedoch länger als fünf Minuten dauern und Ihnen damit die Show stehlen. Haben Sie einen Unternehmensfilm im Gepäck, dann fragen Sie kritisch: Ist der Film gut genug? Ist er noch aktuell? Ist er notwendig für meine Präsentation? Oder kennen die Zuschauer mein Unternehmen (und vielleicht auch den Film) sowieso längst?

Musik

Musik wird normalerweise nur bei größeren Präsentationen gezielt eingesetzt – zum Beispiel auf Messen. Musik ist Teil einer sekundengenauen Inszenierung und kann enorme Wirkung entfalten. Lassen Sie eine derartige Inszenierung unbedingt von Event-Profis realisieren. Denn hier kann man viel falsch machen.

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